Espa is een Belgisch familiebedrijf dat gespecialiseerd is in de verkoop van feest- en
carnavalsartikelen. De verkoop aan B2B-klanten is voor hen veruit het belangrijkst.
Deze klanten kunnen inkopen in Espa’s showroom in Houthalen of via de webshop.
Naast deze groothandelsactiviteiten bezit Espa een handvol fysieke winkels in België.
Om alle activiteiten te stroomlijnen en klanten zo vlot en goed mogelijk te bedienen,
werd TCOG gekozen als implementatiepartner voor hun nieuwe totaaloplossing.
Espa bestaat ruim vijftig jaar en is inmiddels uitgegroeid tot één van de grootste
spelers in de branche. “Onze producten zijn in te delen in vier categorieën: kostuums,
accessoires, decoratie- en feestbenodigdheden en speciale effecten zoals bellenblaas-
en rookmachines”, licht CEO Sarah Spaas toe. Voor al deze productgroepen wordt
jaarlijks een nieuwe collectie geïntroduceerd. “Daarnaast spelen we in op feestdagen
zoals Halloween met passende, nieuwe producten.” Espa is wereldwijd actief en
werkt in enkele landen, waaronder Brazilië en de Verenigde Staten, met lokale
agenten.
Hoop op grote vooruitgang
Voordat Espa TCOG als IT-partner koos, werkte het bedrijf met een verouderd ERP
systeem, geïmplementeerd door een andere partij. Dit verouderde systeem leverde
het bedrijf echter niet de gewenste voordelen op. Spaas verklaart: “Wat door het
huidige ERP-systeem niet goed werkt, is dankzij de totaaloplossing die TCOG
aanbiedt hopelijk verleden tijd. Zo bracht het oude systeem wat problemen mee met
orderpicking- en verwerking. Daarnaast werkten we voorheen met een los systeem
voor kassaregistratie, terwijl het voor een goede data-analyse beter is om alles in één
systeem te zetten.” Momenteel wordt er druk gewerkt aan de implementatie van
Microsoft Dynamics 365 Business Central, de ERP oplossing waar TCOG Espa in
voorziet. Op 1 juli gaan we live. Dat geldt niet voor het kassaregistratiesysteem, dat
zal in een latere fase in gebruik worden genomen”, zegt Spaas.
De beste match
“In de zoektocht naar een nieuwe IT-partner hebben we allereerst de markt
bestudeerd, waarna we een aantal partijen hebben uitgenodigd om vervolgens hun
aanbod te vergelijken”, vertelt Spaas. “We hebben uiteindelijk voor TCOG gekozen
omdat Business Central in combinatie met hun eigen fashion oplossing,
itSuitsFashion, het beste aansluit bij onze behoeften. Niet veel systemen kunnen zo
goed met verschillende maten en kleuren omgaan als dat van TCOG.” Wat bij Spaas
en haar team ook vertrouwen wekte, waren de positieve ervaringen van andere
bedrijven. “TCOG heeft mooie referenties voorgelegd van bedrijven wiens activiteiten
nauw aansluiten op wat wij doen.”
Duidelijker en vlotter
Spaas vertrouwt erop dat de livegang van de totaaloplossing van TCOG ervoor zorgt
dat Espa ‘duidelijker en vlotter’ kan werken. “Met ons oude systeem lag de webshop
er regelmatig uit en waren sommige handelingen niet mogelijk”, verklaart Spaas.
“Voorheen konden klanten bijvoorbeeld niet zelf online betalen. Als zij iets bij ons
bestelden, stuurden wij hen later de factuur toe. Nu kunnen klanten direct online
betalen, al hun facturen online bekijken en eerdere bestellingen terugzien.”
Daarnaast bood het oude systeem Espa niet de mogelijkheid om online kortingen te
tonen, waardoor klanten zelf moesten berekenen wat ze uiteindelijk moesten betalen.
Door de integratie van Dynamics 365 Business Central en Sana Commerce, het
webshop platform, is dat verleden tijd. Wanneer de webshop beter werkt, zal dat
zeker de online verkoop stimuleren, zo verwacht Spaas.
Werkbesparend
De kassaregistratie die in een latere fase ingaat, moet ESPA eveneens veel handmatig
werk besparen. “Dit registratiesysteem wordt in alle winkels gekoppeld aan Business
Central, waardoor we direct zien wie wat op voorraad heeft. En wanneer wij een
nieuw product invoeren, staat dat ook direct in de kassasystemen. Nu zitten soms
meerdere mensen op verschillende locaties dezelfde data in te voeren; dat hoeft
straks niet meer.” Bovendien biedt het ook kansen voor verdere uitbreiding: “Als we
alle data op één plaats hebben, is een B2C-webshop snel gemaakt.”
Nauwe samenwerking
Ondanks dat het ERP systeem nog niet live is, is Spaas nu al uiterst tevreden met de
keuze voor TCOG. “We krijgen hele goede ondersteuning bij de implementatie van
het systeem. Iedere donderdag komt het projectteam van TCOG naar ons toe, zodat
ze direct met ons kunnen overleggen hoe bepaalde dingen het beste aangepakt
worden. Dat maakt de communicatie prettig.” De grondige voorbereiding moet ervoor zorgen dat straks alles zo soepel mogelijk verloopt. Maar, zo vult Spaas aan:
“Ook als dan toch blijkt dat iets niet in orde is, staat TCOG klaar om te helpen.”
Spaas is ervan overtuigd dat de totaaloplossing die TCOG aanbiedt haar bedrijf alleen
maar ten goede zal komen. “De bedoeling is dat alles straks vlotter verloopt en dat
het werk voor ons verlicht wordt. Doordat het systeem ons efficiënter laat werken,
komt er meer tijd vrij voor andere dingen: trendspotten, nieuwe producten inkopen
en data beter analyseren. Dit zal uiteindelijk de verkoop ten goede komen.”
Over TCOG
TCOG, met hoofdkantoren in Turnhout (BE) en IJsselstein (NL) is sinds 2005 actief
als Microsoft ERP partner. TCOG realiseert zich als geen ander dat het ultieme
samenspel tussen feiten en gevoel doorslaggevend is voor succes. Daarom genereert
TCOG échte antwoorden op doelgerichte vraagstukken met ruimte voor gevoel, zodat
bedrijven in de Fashion-, Retail-, Hospitality- en Industry-branche werkelijk het
beste uit hun business kunnen halen. Bij TCOG werken mensen-mensen die er alles
aan doen om hun klanten verder te laten groeien met hun ambities. Dit door te
denken vanuit het oogpunt van de klant en daar eigen kennis en expertise aan toe te
voegen. Volg TCOG ook op social media om op de hoogte te blijven van de laatste
ontwikkelingen en trends op IT-vlak.
Bron: Fashion United
